A versenyünkre történő regisztrációja során, adatait ránk bízza. Szeretnénk biztosítani afelől, hogy mi azokat maximális diszkrécióval kezeljük és óvjuk.
Adatait az adatkezelő HATVANI MÉDIA és Rendezvényszervező Nonprofit Közhasznú Kft. használja fel figyelemmel a Kft. adatvédelmi és adatkezelési szabályzatban foglaltakra.
(http: //hatvanihirlap.hu/adatvedelem )
A HATVANI MÉDIA és Rendezvényszervező Nonprofit Közhasznú Kft. tájékoztatja a versenyein résztvevőket és nevezési rendszerébe regisztrálókat adatkezelési gyakorlatáról és a felhasználók jogorvoslati lehetőségeiről. A HATVANI MÉDIA és Rendezvényszervező Nonprofit Közhasznú Kft., mint adatkezelő kötelezettséget vállal arra, hogy az általa nyújtott adatkezeléssel kapcsolatos szolgáltatás megfelel a hatályos jogszabályokban meghatározott elvárásoknak.
Az adatkezelő adatai:
Név: HATVANI MÉDIA és Rendezvényszervező Nonprofit Közhasznú Kft.
Székhely: 3000 Hatvan, Kossuth tér 2.
Postacím: 3000 Hatvan, Kossuth tér 2.
Cégjegyzékszám: 10-09-032167
Adószám: 23467323-2-10
e-mail-cím: info@mediahatvan.hu
Telefonszám: 06-30/724-0563
Honlap: https://mediahatvan.hu/
Az adatkezelés jogalapja
A személyes adatok kezelésének jogalapja az Infotv. 5. § (1) bekezdés a) pontja szerint az érintett hozzájárulása. Online nevezési rendszerünkbe való beregisztrálásával, hírlevelünkre való feliratkozással, ön hozzájárul a lent részletezett adatai kezeléséhez.
Az általános adatkezelési hozzájáruláson túlmenően hozzájárulást kérünk a marketingcélú e-mailek küldéséhez. A hozzájárulások bármikor visszavonhatók. A visszavonás akadálya a versenyeken való részvételnek.
A HATVANI MÉDIA és Rendezvényszervező Nonprofit Közhasznú Kft. ezért megadja a lehetőséget ügyfeleinek, hogy másokat is benevezhessenek versenyeire. Ilyen esetben feltételezzük és elvárjuk, hogy a benevezést végző ügyfelünk rendelkezzék az érintett személyek hozzájárulásával a nevezéssel járó adatkezeléshez. A személyes adatok kezeléséhez általában nem szükséges az írásos hozzájárulás, ezért mi sem terheljük ügyfeleinket bürokratikus előírásokkal.
A rajtszámok átvétele csak személyesen történhet, ezzel próbáljuk biztosítani, hogy mindenki csak saját nevén induljon el.
Az adatkezelés célja és időtartama
A HATVANI MÉDIA és Rendezvényszervező Nonprofit Közhasznú Kft. által folytatott adatkezelés általános célja:
ügyfeleink beazonosítása és nyilvántartása, valamint a nevezések rögzítése,
az általunk szervezett események lebonyolítása,
ügyfeleink tájékoztatása és marketingtevékenységünk biztosítása,
pénzügyi nyilvántartások vezetése,
statisztikák, elemzések összeállítása,
kedvezményes nevezési lehetőség biztosítása esetén a kedvezményre jogosultak körének meghatározása és a kedvezmények hozzárendelése az érintett ügyfelekhez,
eseményeinken felmerülő egészségügyi probléma esetén az ügyfél által megadott hozzátartozó értesítése,
szolgáltatásaink folyamatos javítása, újabb események előkészítése.
Adatbázisunkban szereplő ügyfeleink a jövőben is bármikor nevezhetnek versenyeinkre, vagyis beazonosításuk meghatározatlan ideig szükséges lehet. Kedvezmények biztosításához, versenysorozatok nyilvántartásához, PR-tevékenységünkhöz meghatározatlan ideig szükséges lehet az adatokhoz való hozzáférés. Ezért adatbázisunkban a személyes adatokat a célhoz kötöttség elve alapján általában ügyfelünk hozzájárulásának visszavonásáig tároljuk, vagyis csak külön kérésre töröljük. Azonban a háromévenkénti felülvizsgálat során törölhetjük olyan ügyfelek adatait, akik több éve nem volt új nevezésük.
Adattovábbítás külföldre
A HATVANI MÉDIA és Rendezvényszervező Nonprofit Közhasznú Kft. semmilyen személyes adatot nem továbbít külföldre, azonban fenntartja a jogot, hogy szükség esetén a felhőbe költöztesse virtuális szervereit. Erről bővebben olvashat a szerverekről szóló szakaszban.
A kezelt adatok köre
Az általunk kezelt személyes adatokat lent részletezzük az adatkezelés céljával együtt. Ügyfeleinkről az általuk megadott adatokat tartunk nyilván. Ugyancsak nyilvántartjuk a versenyek során elért eredményeket (pl. befutóidő, helyezés, megtett távolság) és a versenyszervezéssel kapcsolatos adatokat (pl. rajtszám átvétele, nevezés visszaigazolása).
Nyilvántartjuk a pénzügyi tranzakciók adatait (dátum, összeg, pénznem, befizetett tétel, tranzakcióazonosító). Az online nevezési rendszerben semmilyen adat nem kerül a HATVANI MÉDIA és Rendezvényszervező Nonprofit Közhasznú Kft. birtokába, és ilyen adatot nem kezelünk.
Külön csoportot képeznek azok az ügyfeleink, akik csak hírlevelünkre iratkoznak fel, de nem regisztrálnak a nevezési rendszerbe és nem neveznek versenyre. Az ő esetükben csak a feliratkozáskor megadott nevet és e-mail-címet, valamint a feliratkozás dátumát tároljuk.
Adatfeldolgozó partnereink
Versenyeink többségén chipes időmérést biztosítunk. Időmérő partnereinknek az adott versenyen részt vevőknek a verseny lebonyolításához szükséges személyes és nevezési adatait adjuk át, akik ezeket az adatokat a verseny során mért időadatokkal és az ezekből kiszámított helyezésekkel bővítve adják vissza nekünk, illetve önállóan feltöltik weboldalunkra az eredménylistákat. Időmérőink az adatokat kizárólag a Média-Hatvan Nonprofit Közhasznú Kft. által meghatározott célra és módon dolgozzák fel.
Honlapunkon az egyes események információjánál tüntetjük fel az aktuális időmérőt. Leggyakoribb partnereink: EvoChip Hungary Kft.
Online nevezési rendszerünk fejlesztője a Dotroll Kft. Elérhetősége: 1148 Budapest, Fogarasi út 3-5., Telefonszám: (06 1) 432 3232
A Dotroll Kft a szokásos szerver hosting szolgáltatást nyújtja, azaz gondoskodik az online nevezési szerver működéséről és biztonságáról, de a rendszerünkben tárolt adatokat ezen túlmenően (pl. saját céljaira) nem kezeli. A szolgáltató biztonsági okból a webszervereken általánosan szokásos naplózást végzi (felkeresett oldal neve, a látogatás időpontja, a látogató IP-címe).
A felsorolt partnerek kivételével más cégnek ügyfeleink személyes adatait nem adjuk át.
Rajt- és eredménylisták
Versenyeink nagyobb részén a nemzetközileg elfogadott szokásoknak megfelelően, a sportesemények tisztaságának és átláthatóságának érdekében nyilvános rajtlista és eredménylista készül a nevezőkről. A rajtlista tartalmazza a versenyző nevét, születési évét, lakóhelyét (csak település), állampolgárságát, nemét, egyesületét és az adott versenyen érvényes korkategóriáját. Ennek alapján mindenki láthatja, hogy kivel versenyez. Az eredménylista a rajtlista adatain túlmenően a nettó és bruttó befutóidőt, részidőket, megtett távolságot, abszolút és kategórián belüli helyezést, valamint a kizárás, feladás, időbüntetés tényét tartalmazhatja.
Ügyfeleink a versenyekre való benevezéssel hozzájárulásukat adják felsorolt adataiknak a nyilvános rajt- és eredménylistákban való közléséhez. A rajtlistákat legkésőbb a verseny végéig tesszük közzé.
E-mailek és SMS-ek küldése
E-mailt küldünk minden ügyfelünknek
a sikeres nevezésről visszaigazoló levél,
a versenyekkel kapcsolatos tudnivalókról,
szükség esetén ügyintézés, adategyeztetés céljából.
SMS-t küldünk
Csak rendkívüli esemény bekövetkezésekor, ha a versenyzőket az idő rövidsége miatt nem tudjuk másképp értesíteni (pl. erős vihar miatt az utolsó pillanatban le kell fújni egy versenyt).
A fent említett üzenetek a szolgáltatásunk részét képezik, és a marketingcélú hozzájárulástól függetlenül küldjük őket.
Reklámcélú e-mailhez hozzájárulás bármikor visszavonható, minden hírlevelünk alján szereplő leiratkozási funkcióval vagy külön e-mailben.
Az adatok megismerésére jogosultak köre
Az ügyfelek által megadott személyes adatok megismeréséhez cégen belül csak azon dolgozók jogosultak, akik nevezéssel kapcsolatos feladatokat látnak el, illetőleg az adatok karbantartását, elemzését, összesítését, értékelését végzik, valamint akik az ügyfelek esemény előtti és utáni tájékoztatásáért felelősek. A fent említett körbe tartoznak:
a neveztetők és adatrögzítők,
a rendszergazda és az adatbázis kezelője,
a pénzügyi dolgozók,
a marketinges dolgozók.
Weboldalaink és adatbázisunkat a HATVANI MÉDIA és Rendezvényszervező Nonprofit Közhasznú Kft. szolgáltatja.
A weboldalak látogatásakor keletkező adatok
Mint minden webszerver az interneten, a mi webszervereink is automatikusan tárolnak egyes adatokat a weboldalaink megtekintésekor, amelyek személyes adatnak minősülhetnek. A www.hatvanifelmaraton.hu és más weboldalaink felkeresésekor a szerverek az általánosan szokásos adatokat tárolják az esetleges üzemzavarok elhárítása, a szolgáltatások javítása és a betörési kísérletek felderítése végett:
a látogatás időpontja,
a megtekintett oldal címe,
a hivatkozó oldal címe (ahonnan a látogató érkezett),
a látogató IP-címe,
a látogató böngészőfejléce (ún. user agent), amely az operációs rendszer és a böngésző típusát, verziószámát tartalmazza.
A versenyzőkről/ügyfelekről tárolt adatok
A felsorolt adatokat a versenyző beazonosításához (pl. hasonló nevű versenyzők megkülönböztetéséhez), a kapcsolattartáshoz, a szolgáltatás biztosításához (pl. versenyekkel kapcsolatos értesítések kiküldése), a verseny lebonyolításához (pl. rajtszámozás, rajtzónákba sorolás, kategóriák kialakítása, kategóriánkénti eredmények megállapítása, nevezés ellenőrzése, problémamegoldás), pénzügyi összesítésekhez és a fent részletezett marketingcélokhoz is használjuk. A regisztrációkor, illetve nevezéskor nem feltétlenül szükséges adatokat nem kötelezőként jelöltük meg.
Alapadatok:
teljes név,
születési dátum
állandó / levelezési cím,
telefonszám,
e-mail-cím,
egyéb megjegyzés, az ügyintézéshez kapcsolódó megjegyzések.
16 év alattiak regisztrációja
Versenyeinkre, rendezvényeinkre 16 év alatti fiatalok is nevezhetnek. Ezt az internet korában életszerűtlen előzetes szülői aláíráshoz kötni, ezért a regisztrációkor elkérjük a szülő e-mail-címét, amelyre értesítést küldünk a 16 év alatti ügyfél regisztrációjáról, és biztosítjuk a tiltakozás jogát.
Adatok törlése
Ügyfeleink a jogszabály alapján bármikor kérhetik személyes adataik törlését az adatbázisunkból. Folyamatban levő nevezés esetén ez csak a versenytől való visszalépéssel együtt lehetséges.
A hozzájárulás visszavonása után is tárolhatjuk azokat az adatokat, amelyek jogi kötelezettségünk teljesítéséhez, illetve létfontosságú érdekeik érvényesítéséhez kellenek. Jogi kötelezettségeink közé tartozik a pénzügyi ellenőrzéseknek való megfelelés, amelyhez az adatbázisban tárolt fizetési adatokra van szükség. Jogos érdekünk az adatbázis integritásának megőrzése. Ennek keretében technikai okból (az adatbázisok felépítése miatt) nem tudunk olyan adatot törölni, amely más adathoz szorosan kötődik). Jogi kötelezettségünk, egyben jogos érdekünk és harmadik személyekkel szembeni kötelezettségünk a biztonsági másolatok megőrzése, hogy sérülés esetén az adatbázis helyreállítható legyen. A biztonsági másolatokból adatok nem törölhetők, csak az éles adatbázisból. A biztonsági másolatokhoz csak a rendszergazda férhet hozzá, és csak üzemzavar esetén használjuk fel őket helyreállításra. Jogos érdekünk továbbá, hogy továbbra is kinyerhessük adatbázisunkból a statisztikai adatokat, például ne változzék a versenyre nevezők száma és statisztikai összetétele. Harmadik személyek jogos érdeke, hogy vissza tudjuk követni, ki nevezte be őket az adott versenyre (ha Ön benevezett valakit, akkor neki problémája lehetne belőle, ha nem tudjuk tisztázni a nevezés részleteit).
Ennek alapján csak azoknak az ügyfeleknek töröljük az adatait az online adatbázisból, de megmaradnak a szükséges adatok a fő adatbázisunkban. Egyébként töröljük az ügyfél nevét, minden elérhetőségét és címét, egyesületét, a nevezések során megadott „baj esetén értesítendő” elérhetőségeit, a cége nevét, ha megadta, valamint az utolsó számlázási nevét és címét, és minden más esetlegesen tárolt adatot, amelynek a megőrzése az adatbázis integritásához nem szükséges.
Ha Ön az adatait töröltette, a későbbiekben újra nevezhet versenyeinkre, de nem tudjuk figyelembe venni a korábbi nevezéseit. Így eleshet kedvezményes nevezési díjtól, egyes további díjkedvezményekre való jogosultságtól.
Sütik használata a weboldalon
Ez a weboldal úgynevezett sütiket (cookies) használ. A sütik olyan apró szöveges adatfájlok, amelyek az ön webböngészéjőn keresztül weboldalunkat meglátogatva számítógépe merevlemezén tárolódnak. A sütik bizonyos információkat (például egyedi oldal vagy nyelvi beállításokat) tárolnak el, amelyeket az ön webböngészője – a sütik élettartamától függően – továbbít nekünk, amikor ön ismét felkeresi weboldalunkat.
Jogorvoslati lehetőségek
Amennyiben úgy érzi, hogy a HATVANI MÉDIA és Rendezvényszervező Nonprofit Közhasznú Kft. vagy annak valamely dolgozója megsértette a személyes adatainak védelméhez fűződő jogát, kérjük, vegye fel a kapcsolatot a HATVANI MÉDIA és Rendezvényszervező Nonprofit Közhasznú Kft. valamely elérhetőségünk útján, hogy a problémát mielőbb megoldhassuk.
Elérhetőségeink a tájékoztató elején olvashatóak.
Ha úgy véli, hogy a HATVANI MÉDIA és Rendezvényszervező Nonprofit Közhasznú Kft. problémájával kapcsolatban nem tette meg a megfelelő lépéseket, lehetősége van a továbbiakban bírósághoz, illetve a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz fordulni.
Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság
Postacím: 1534 Budapest Pf.:834
Cím: 1125 Budapest Szilágyi Erzsébet fasor 22/C.
Telefon: 06-1/391-1400
Fax: 36-1/391-1410
e-mail-cím: ugyfelszolgalat@naih.hu
Weboldal: www.naih.hu
Elnök: Dr. Péterfalvi Attila
A HATVANI MÉDIA és Rendezvényszervező Nonprofit Közhasznú Kft. kikötése
Az adatkezelő fenntartja a jogot, hogy szükséges esetben adatvédelmi nyilatkozatát megváltoztassa. Erre azon esetekben kerülhet sor, ha a szolgáltatások köre bővül, a technikai rendszer megváltozik, vagy azt jogszabály kötelezővé teszi. Azonban ilyen jellegű módosítás nem jelentheti a személyes adatok eredeti céltól való eltérő kezelését.
